Von der Excel-Hölle zur eigenen Mietverwaltung – wie ich mir ein pragmatisches Tool mit KI gebaut habe

Um endlich rauszukommen aus den endlosen Excellisten für die Nebenkostenabrechnungen meiner Mieter, habe ich mir etwas Praktisches zusammengeschustert. Kein teures SaaS-Abo, keine überladene Immobiliensoftware – einfach eine schlanke Web-App, die genau das kann, was gebraucht wird, und sonst nichts.

Das Problem mit Excel

Wenn man mehrere Mieter in verschiedenen Gebäuden betreut, kennt man das Ding: eine Tabelle für die Mieten, eine für die Vorauszahlungen, eine für die tatsächlichen Nebenkosten – und daneben die Kontoauszüge. Jedes Jahr bei der NK-Abrechnung wird es zum Puzzle. Und sobald sich Konditionen ändern – Mietanpassung, neuer Mieter, andere Heizkostenvorauszahlung – muss man später nachschauen, welcher Wert wann gültig war.

Was ich gebaut habe

Die App läuft lokal auf dem Mac als Flask-Anwendung. Die Daten liegen in einer SQLite-Datenbank, Bankdaten importiere ich direkt als CSV aus Outbank. Kein Internet, kein Abo, keine Datenschutz-Reibung.

Drei Dinge waren mir wichtig:

– Zeitgültige Konditionen. Jede Änderung von Kaltmiete, NK- oder Heizkostenvorauszahlung wird mit einem Gültigkeitsdatum gespeichert. Die App weiß immer, welcher Wert für welchen Monat galt – rückwirkend und in die Zukunft.

– Automatischer Bankabgleich. Per CSV-Import aus Outbank landet jede Zahlung in der App und wird automatisch dem richtigen Mieter zugeordnet – durch Namensabgleich. Manuelle Korrekturen sind möglich, meistens aber nicht nötig.

– Monatsmatrix mit Soll/Ist/Saldo. Für jeden Mieter sehe ich auf einen Blick, welche Monate ausgeglichen sind und wo noch was offen ist. Keine versteckten Formeln, keine zirkulären Bezüge.

Neuer Statistik-Reiter

Vor kurzem kam ein Statistik-Tab dazu, der die Jahresübersicht nach Liegenschaften gruppiert. Pro Monat und Mieter stapeln sich zwei Werte: oben die Kaltmiete, darunter die Nebenkosten (NK + HK zusammengefasst). Monate, die in der Zukunft liegen oder den aktuellen Monat betreffen, erscheinen hellgrau als Prognose – basierend auf der Annahme, dass die Mietverhältnisse so weiterlaufen. Am Ende jeder Spalte steht der Saldo der gesamten Liegenschaft.

Das ist kein Businessplan, kein Produkt – einfach ein Werkzeug, das ich für mich gebaut habe. Entwicklungszeit: ein paar Abende mit Claude als Coding-Partner. Hätte ich alleine gearbeitet, wäre es sicher mindestens doppelt so lang geworden.

Fazit

Eigenentwicklungen, die man tatsächlich selbst versteht, sind oft unterschätzt. Wer ein klar begrenztes, gut verstandenes Problem hat, kriegt mit modernen Tools schnell etwas, das besser passt als Standardlösungen – und das man wirklich versteht und kontrolliert. Die Nebenkostenabrechnung klappt dieses Jahr zum ersten Mal ganz ohne Kopfschmerzen.

Anbei ein paar Screenshots aus dem noch nicht ganz fertigen System mit Demodaten!